Nowoczesne podejście do kontroli kosztów, płatności i planowania wydatków
Zintegrowany moduł do zarządzania kosztami w Twojej organizacji
01
Kontrahent 360
Centralne repozytorium dostawców i danych kontaktowych.
Zapewnia pełną kontrolę nad kontrahentami zgodnie z polityką compliance, AML i zasadami audytu. Dane są walidowane, aktualizowane i zintegrowane z całym systemem.
Zapewnia pełną kontrolę nad kontrahentami zgodnie z polityką compliance, AML i zasadami audytu. Dane są walidowane, aktualizowane i zintegrowane z całym systemem.
02
Słowniki
Role, Milestone, Kody Zarządcze
03
Przedsięwzięcie biznesowe
Inwestycja / Projekt
04
Umowy i zamówienia
Zarządzanie pełnym cyklem życia kontraktu – od rejestracji i przypisania do kodów kosztowych, przez kontrolę realizacji, aż po aneksy i przedłużenia.
Umowy są punktem odniesienia dla zamówień i faktur, co gwarantuje spójność i przejrzystość kosztową.
Umowy są punktem odniesienia dla zamówień i faktur, co gwarantuje spójność i przejrzystość kosztową.
05
Faktury
Automatyczna rejestracja, opis, akceptacja i dekretacja faktur zakupowych.
Proces eliminuje ręczne działania, skraca czas przetwarzania i zapewnia pełną kontrolę zgodności z budżetem i umowami.
Proces eliminuje ręczne działania, skraca czas przetwarzania i zapewnia pełną kontrolę zgodności z budżetem i umowami.
06
Raportowanie
Dashboardy i analizy w Power BI - integrujemy dane z WEBCON BPS, ERP i innych źródeł, tworząc jedno środowisko analityczne do podejmowania decyzji opartych na danych.
00
Budżetowanie i realizacja planu
Planowanie, kontrola i analiza realizacji budżetu na poziomie całej organizacji
- wersjonowanie i scenariusze budżetowe
- kontrola przekroczeń
- automatyczne zasilanie danymi z rzeczywistych procesów (umowy, zamówienia, faktury)
Dlaczego to ważne?
Zarządzanie kosztami w organizacjach wieloprojektowych wymaga precyzyjnego nadzoru nad umowami, fakturami, budżetami i strukturą kodów zarządczych. W szczególności dotyczy to firm realizujących inwestycje – gdzie każda decyzja kosztowa ma wpływ na wynik projektu i całej organizacji.
System BPMRIDERS pozwala na kompleksową digitalizację procesu kosztowego — od rejestracji kontrahenta, przez fakturę, po analizę realizacji budżetu. Kluczowe cechy wdrożenia to:
automatyzacja obiegu faktur i umów
mechanizmy akceptacji i kontroli przekroczeń
integracja z ERP, Power BI i KSeF
centralizacja danych projektowych, kosztowych i kontraktowych
Struktura naszego rozwiązania
System zbudowany jest w modelu modułowym, co pozwala:
możesz rozpocząć od najważniejszych obszarów (np. struktura organizacyjna, zamówienia, inwestycje)
w dowolnym momencie rozwijać kolejne funkcjonalności
zachować spójność danych i procesów w całej organizacji
Każdy moduł odzwierciedla rzeczywisty przebieg procesu i może być dopasowany do specyfiki Twojej firmy.Dzięki temu system wspiera działania zarówno operacyjne, jak i strategiczne.
Korzyści dla Twojego biznesu
Standaryzacja procesów – eliminacja dokumentów „poza systemem”
Większa kontrola kosztów – monitoring wartości kontraktów i ich wykorzystania
Przejrzystość danych – centralne repozytorium umów, aneksów, pełnomocnictw i kontrahentów
Efektywność – skrócenie czasu rejestracji, akceptacji i podpisu dokumentów
Zgodność formalno-prawna – podpis kwalifikowany z wykorzystaniem Autenti
Fundamenty rozwiązania
System został zbudowany w oparciu o sprawdzoną technologię WEBCON BPS (workflow, formularze, reguły biznesowe) oraz Power BI (analityka i dashboardy). Kluczowe założenia architektoniczne to:
Modularność i skalowalność
wdrożenie etapowe, rozwój wraz z potrzebami organizacji
Raportowanie w czasie rzeczywistym
dashboardy operacyjne i zarządcze w Power BI, dostępne wg uprawnień
Jedna struktura danych
spójne kody zarządcze, role, projekty i spółki we wszystkich procesach
Integracja z zewnętrznymi systemami
ERP (np. Symfonia), systemy księgowe, KSeF, NIP24, e-Doręczenia, hurtownie danych
Repozytorium dokumentów i historii zmian
pełna audytowalność danych, dokumentów i działań użytkowników
Automatyzacja decyzyjna
workflow akceptacyjny z rolami, limitami i ścieżkami wyjątków
FAQ
Najczęściej
zadawane pytania
Zebraliśmy odpowiedzi na pytania, które najczęściej słyszymy od naszych klientów. Jeśli nie znajdziesz tutaj tego, czego szukasz — skontaktuj się z nami, chętnie pomożemy.
Co mi daje wdrożenie platformy do zarządzania kosztami?
System zarządzania kosztami został zaprojektowany, aby:
- zapewnić pełną kontrolę nad kosztami – od planu po płatność
- wyeliminować ręczne operacje, pliki Excel i niekontrolowany e-mail
- uporządkować dane kontraktowe, projektowe i organizacyjne
- zapewnić czytelne reguły akceptacji i rozliczalność decyzji
- umożliwić bieżący wgląd w realizację budżetu i przekroczenia
- zintegrować procesy z systemami finansowymi, inwestycyjnymi i analitycznymi
- przygotować organizację do skalowania działalności i dalszej cyfryzacji.
Czy platforma integruje się z moim systemem ERP/księgowym?
Tak. Integrujemy się z najpopularniejszymi ERP (SAP, Dynamics, Symfonia) oraz systemami księgowymi. Platforma obsługuje także KSeF i e-Doręczenia.
Czy system nadaje się do dużych i złożonych organizacji?
Tak. System wspiera struktury wielospółkowe, wieloprojektowe i międzynarodowe. Dzięki modularności wdrożenie można zacząć od jednego obszaru i rozwijać w kolejnych etapach.
Jak wygląda wdrożenie w praktyce?
Zaczynamy od warsztatu Discovery, aby poznać procesy i cele biznesowe. Następnie wdrażamy wybrane moduły i rozwijamy system w kolejnych krokach, zapewniając szybki zwrot z inwestycji.