Zastąpienie systemu Salesforce

Klient to Operator powierzchni biurowych działający w modelu B2B i B2C, posiada centra biznesowe w dużych miastach i zarządza setkami umów najmu.

Klient korzystał wcześniej z platformy Salesforce, jednak implementacja systemu nie spełniła kluczowych oczekiwań w obszarze automatyzacji i dopasowania do specyfiki działalności. Główne problemy to:

• Brak spójnego katalogu produktów odzwierciedlającego rzeczywisty stan dostępnych biur w poszczególnych lokalizacjach.
• Długi i żmudny proces fakturowania – w niektórych centrach trwający nawet tydzień
• Brak możliwości automatycznej waloryzacji umów najmu na podstawie wskaźników indeksacyjnych.
• Ręczne zarządzanie procesem rozliczeń, co generowało ryzyko błędów i opóźnień.
• Brak automatycznej windykacji należności, co wymagało intensywnego zaangażowania działu księgowości.
• Brak kontroli nad konfliktem rezerwacyjnym, co skutkowało ryzykiem podwójnego wynajęcia tej samej przestrzeni.
• Rozproszone i niespójne dane dotyczące klientów, umów i faktur, utrudniające wykonanie wiarygodnych raportów.

Proces wdrożenia

Wdrożenie zakładało przeprowadzanie warsztatów z zespołem wyznaczonym przez Klienta, na których omawiano poszczególne elementy procesu sprzedaży i obsługi umowy. Następnie przygotowywano prototyp rozwiązania i z każdą iteracją rozszerzano działanie aplikacji.

Prezentacja rezultatów

Zaprojektowano i wdrożono dedykowany system CRM dostosowany do procesów operacyjnych klienta, obejmujący między innymi:

1. Centralny katalog produktów, w którym każda powierzchnia biurowa została jednoznacznie przypisana do lokalizacji, z uwzględnieniem jej statusu (wolna, zarezerwowana, wynajęta), a każdy produkt został indywidualnie wyceniony
2. Proces umów, wymuszający na sprzedawcy wprowadzenie danych w sposób ustrukturyzowany. Wysyłający przygotowaną umowę na wskazany adres klienta.
3. Automatyczny mechanizm waloryzacji umów, który cyklicznie indeksuje opłaty zgodnie z umowami i wskaźnikami CPI.
4. Zautomatyzowany pobór rozliczeń, integrujący się z systemem finansowo-księgowym.
5. Proces windykacyjny, który automatycznie wysyła monity, eskaluje zaległości i inicjuje działania windykacyjne na różnych etapach przeterminowania.
6. Mechanizm kontroli rezerwacji, uniemożliwiający przypisanie jednej powierzchni do więcej niż jednej aktywnej umowy w tym samym okresie.
7. Ujednolicenie danych w jednym systemie, co znacząco poprawiło jakość informacji i umożliwiło precyzyjne raportowanie.